業務別ROI辞典 /案件管理
進捗は分かるが、背景が分からない
ステータスは更新されているのに、なぜそうなっているかがどこにもない状態。まるごと移すとROIが悪化しやすく、分けて使うのが正解になりやすい領域。
起きていること
- ステータスは更新されているが、なぜ止まっているかが書かれていない
- 引き継ぎのたびに、前任者に電話することになる
- 案件のメール・資料・メモが3か所以上に分かれている
- 「言った / 言わない」を確かめるのに、チャットを遡っている
試算
削減できる時間と、その金額換算
下の人数と時間は仮置きの初期値です。 実測値ではありません。自社の数字に書き換えると、その場で計算し直します。
入力した内容はブラウザの中だけで計算され、送信されません。
この業務だけの削減見込み
年間・人件費換算（税別）
内訳
この金額にはNotionのライセンス費・構築費・移行工数は含まれていません。 差し引いた投資回収期間は ROIシミュレーター で計算してください。
この試算の前提
| 項目 | 初期値 | 削減率 | その率を置いた理由 |
|---|---|---|---|
| 案件の経緯を調べ直す時間 | 10 分 / 人・日 = 1人あたり 月3.3時間 | 50% | roi.ts の情報探索削減率（50%）と同じ値。既存ツールとの往復が残るため、これ以上は見込まない。 |
| 引き継ぎ・共有のための説明時間 | 90 分 / 人・月 = 1人あたり 月1.5時間 | 40% | 「このページを読んで」で済む分を4割。対面での補足は必ず残るので、控えめに置いている。 |
| 人件費の時給換算 | 2,500円 / 時（稼働 20日 / 月） | ||
初期値は実測値ではなく、計算を始めるための仮置きです。当社の導入実績にもとづく数字ではありません。 削減率は「集約しても残る作業」を差し引いた値として置いており、 いずれも上振れさせない方向で設定しています。
切り分け
何を移して、何を残すか
金額・ステータス・承認といった「固い部分」は既存ツール、経緯・判断理由・次の一手という「柔らかい部分」はNotion。まるごと移すと事故る。
- 案件の背景メモ・打ち合わせ議事録
- 決まったことと、その理由
- 次のアクションと担当
- 過去に似た案件へのリンク
- 金額・受注ステータス・請求など、集計対象になるデータ（既存ツール）
- 見積・発注の承認フロー
- レコード単位で見せる範囲を分けている情報
自社の業務がどちらに寄るかは 移行可否チェックリスト で6問に答えると判定できます。
進め方
- 既存ツールのレコードURLを貼るだけのNotionページを、1案件ぶん作る
- そこに「経緯」「決まったこと」「次の一手」の3見出しだけ置く
- 打ち合わせのたびに3行足す運用を2週間試す
- 引き継ぎのとき、そのページだけ渡して足りるかを確かめる
- 足りた場合だけ、他の案件に広げる
やると失敗すること
- この領域は「分けて使う」が正解になりやすい。まるごと移すと、承認や権限で確実に困る。
- 既存ツールとNotionの両方に同じ項目を作ると、二重管理が増えて逆効果になる。
- まず1案件で試してから広げる。全案件を同時に移すのは避ける。
金額に乗らない効果
以下は上の試算には含めていません。金額換算しにくいものを混ぜると、ROIの数字が使えなくなるためです。
- 引き継ぎが「電話しないと分からない」から「読めば分かる」に変わる
- 判断の理由が残るので、あとから経緯を検証できる
- 担当が抜けたときの立ち上がりが速くなる
なぜこの優先度なのか
削減できる時間はあるが、既存ツールとの分担設計を間違えると二重管理が増える。他の4領域で運用が固まってから着手した方が安全。
他の業務
FAQ・問い合わせ対応
同じ問い合わせに毎回ゼロから答えている状態。書いた瞬間にナレッジになるので、最も小さいコストで始められる領域。
試算を見る → 優先度 2ナレッジ管理
過去の判断・経緯・ノウハウが人の頭とチャットログに散っている状態。探す側と聞かれる側の両方に時間がかかる。
試算を見る → 優先度 3マニュアル・手順書
手順書が古いまま止まり、実際の手順は各自の我流になっている状態。教育コストと品質のばらつきの両方に効いてくる。
試算を見る → 優先度 4日報・週報
効果が出るのは「書く時間の短縮」ではなく「集計の自動化」と「詰まりの早期発見」。書く時間だけを見ると効果は小さい。
試算を見る →