業務別ROI辞典 /ナレッジ管理
「あれ、どこだっけ」に消えている時間
過去の判断・経緯・ノウハウが人の頭とチャットログに散っている状態。探す側と聞かれる側の両方に時間がかかる。
起きていること
- 「前に似た案件あったよね」の答えが、担当者の記憶にしかない
- 探し方を知っている人に質問が集中し、その人が休むと業務が止まる
- 見つかっても、それが最新版かどうか判断できない
- 退職・異動のたびに、同じ調べ直しが発生する
試算
削減できる時間と、その金額換算
下の人数と時間は仮置きの初期値です。 実測値ではありません。自社の数字に書き換えると、その場で計算し直します。
入力した内容はブラウザの中だけで計算され、送信されません。
この業務だけの削減見込み
年間・人件費換算（税別）
内訳
この金額にはNotionのライセンス費・構築費・移行工数は含まれていません。 差し引いた投資回収期間は ROIシミュレーター で計算してください。
この試算の前提
| 項目 | 初期値 | 削減率 | その率を置いた理由 |
|---|---|---|---|
| 自分で情報を探している時間 | 12 分 / 人・日 = 1人あたり 月4.0時間 | 50% | roi.ts の情報探索削減率（50%）と同じ値。検索が効くようになっても、読んで判断する時間は残る。 |
| 人に聞く／聞かれて答える時間 | 6 分 / 人・日 = 1人あたり 月2.0時間 | 60% | 「URLを返して終わり」に置き換わる分を6割。判断が要る質問は残るので、ゼロにはしない。 |
| 人件費の時給換算 | 2,500円 / 時（稼働 20日 / 月） | ||
初期値は実測値ではなく、計算を始めるための仮置きです。当社の導入実績にもとづく数字ではありません。 削減率は「集約しても残る作業」を差し引いた値として置いており、 いずれも上振れさせない方向で設定しています。
切り分け
何を移して、何を残すか
探すのに時間がかかっている情報ほど、Notion側に置く価値が高い。逆に、探さなくても済んでいる情報は移しても効果が出ない。
- なぜそう決めたかという判断の理由と経緯
- 過去案件の背景メモ・議事録
- 用語集・社内ルール・略語の意味
- 「この作業はこの人に聞く」という担当の地図
- 契約書・図面・大きな資料のファイル本体（既存のドライブに置いたままリンクで参照する）
- 個人情報を含む記録（行単位で見せる範囲を分ける必要があるもの）
- 法令で保存期間や様式が決まっている書類
自社の業務がどちらに寄るかは 移行可否チェックリスト で6問に答えると判定できます。
進め方
- 「同じことを2回以上調べた」記憶があるテーマを5つ書き出す
- 1テーマ1ページで、いまわかっていることだけ書く（完璧にしない）
- チャットで同じ質問が来たら、答えずにページのURLを返す
- URLを返せなかった質問は、その場でページを1つ増やす
- 1ヶ月後、URLで返せた比率を見る
やると失敗すること
- 正解の置き場所を決めずに書き始めると、二重管理が1か所増えるだけになる。
- 「全部移す」ではなく「よく聞かれる順」に限定する。使われないページの移行はコストにしかならない。
- 書きっぱなしで更新されないページは、あとで判断を誤らせる。最終更新日を必ず表に出す。
金額に乗らない効果
以下は上の試算には含めていません。金額換算しにくいものを混ぜると、ROIの数字が使えなくなるためです。
- 担当者の休みや退職で業務が止まらなくなる
- 判断の根拠が残るので、同じ失敗の再発が減る
- AIに読ませられる状態になり、要約・検索・改善提案の土台ができる
なぜこの優先度なのか
削減できる時間の総量が最も大きい領域。ただし「何をどこに置くか」を先に決めないと、散らかる場所が1つ増えるだけになる。
他の業務
FAQ・問い合わせ対応
同じ問い合わせに毎回ゼロから答えている状態。書いた瞬間にナレッジになるので、最も小さいコストで始められる領域。
試算を見る → 優先度 3マニュアル・手順書
手順書が古いまま止まり、実際の手順は各自の我流になっている状態。教育コストと品質のばらつきの両方に効いてくる。
試算を見る → 優先度 4日報・週報
効果が出るのは「書く時間の短縮」ではなく「集計の自動化」と「詰まりの早期発見」。書く時間だけを見ると効果は小さい。
試算を見る → 優先度 5案件管理
ステータスは更新されているのに、なぜそうなっているかがどこにもない状態。まるごと移すとROIが悪化しやすく、分けて使うのが正解になりやすい領域。
試算を見る →