業界特化テンプレートの
共通構成
Notion導入で一番多い失敗は、白紙のまま止まることです。 それを埋めるための型を、業界を問わず同じ骨格で作っています。 何が入っているかを先に公開しておきます。
Principle
骨格は共通、語彙だけ業界別
業界ごとにゼロから作ると、品質が安定せず構築費も下がりません。 骨格を共通化して、業界差は「呼び方」と「ステータスの区切り」と「よくある面倒」に閉じ込めます。
汎用テンプレートが定着しない理由
「プロジェクト」「タスク」と書かれた瞬間に、現場は自分の仕事だと思わなくなります。 機能ではなく言葉の問題です。
ステータスを業務の節目に合わせる
Todo / In Progress / Done では、いま何が起きているか分かりません。 実際の工程と一致していると、現場が自分で更新します。
「よくある面倒」を先に組み込む
どの業界にも毎回困ることがあります。その受け皿を最初から用意しておくと、 運用開始直後から使われます。
Structure
共通で入れる5つのDB
これ以上は最初から作りません。増やすのは、使い始めて足りないと分かってからです。
業務マニュアルDB
「この作業どうやるんだっけ」を人に聞かなくて済む状態をつくる。情報探索時間の削減が最も大きく効く領域。
設計のポイント： 「例外・注意点」を独立した見出しにする。ここに実務の知恵が溜まる。
FAQ・対応事例DB
同じ質問への回答を書き足していくだけでナレッジになる。あとでまとめ直す作業が発生しない。
設計のポイント： 「なぜそう判断したか」が最重要。ここがあるかないかでAIの回答精度が変わる。
案件・顧客DB
決まった項目に収まらない文脈を置く。金額や納期は既存ツールに残し、こちらは背景だけを持つ。
設計のポイント： 数字は二重管理しない。既存ツールのURLを貼って行き来できるようにする。
議事録DB
単体だと価値が薄い。案件DBとリレーションでつないで初めて効く。
設計のポイント： リレーションを必ず設定する。設定しないと死蔵する。
用語集DB
軽視されがちだが、AI活用では効果が大きい。同じものを別名で呼んでいると検索でもAIでも取りこぼす。
設計のポイント： 「うちで言う〈案件〉とは何を指すか」を定義するとAIの解釈がぶれない。
この5つに加えて、現場が朝いちばんに開くポータルページを1枚作ります。 探す場所を1つにすることが、情報探索時間の削減に直接効きます。
Customize
業界ごとに差し替えるもの
差し替えるのはこの4点だけです。骨格は変えません。
| 差し替える箇所 | 汎用テンプレート | 業界特化 |
|---|---|---|
| 呼び方（DB名・プロパティ名） | プロジェクト / タスク / ステータス | 建設なら「現場」「工程」「施主」「是正」、士業なら「関与先」「決算期」「申告」「面談」 |
| ステータスの区切り | Todo / In Progress / Done | 建設なら 見積→受注→着工→中間検査→完了検査→引渡→保証期間 |
| 最初から用意する「よくある面倒」 | なし | 建設：口頭で来た追加要望の記録欄／士業：案件ごとの期限管理ビュー／介護：定められた記録様式／EC：複数チャネルの問い合わせ集約 |
| ダッシュボードに出す項目 | 自分のタスク一覧 | その業界で朝いちばんに見るもの（今日の現場、今週の期限、対応待ちの問い合わせ） |
Scope
含まれるもの
- 上記5つのデータベース（テンプレート付き）
- 現場が毎日開くポータルページ 1枚
- 運用ルール（誰がいつ何を更新するか）
- 導入手順書（既存情報をどの順で移すか）
- 既存ツールとの役割分担表
含まれないもの
- 既存データの移行作業（構築代行の範囲）
- 承認フロー・行単位の権限管理（Notionでは作りません）
- 会計・給与・請求など基幹システムの代替
- 導入後の運用代行（月額支援の範囲）
テンプレートは器です。既存データの移行と、運用の習慣づけは別作業になります。 そこまで含めて任せたい場合は構築代行の範囲です。
Rules
同梱する運用ルール
テンプレートが死ぬのは、たいてい運用ルールがないときです。最低限これを決めた状態でお渡しします。
- 階層は2階層まで。トップ → 各DB → 各ページ。深い場所の情報は人にもAIにも届きません。
- 1ページ1トピック。複数の話題が混ざると、検索でもAIでも引きにくくなります。
- 命名は現場の言葉で。「顧客対応プロセス標準化ガイドライン」ではなく「クレームが来たとき」。
- 書きかけには下書きステータスを付ける。未完成のページをAIに読ませないためです。
- ポータルは週1回、5分で更新できる分量に抑える。担当者を1人決めます。
- 既存ツールの値を複製しない。複製した瞬間に新しい二重管理が始まります。
Status
現在の提供状況
共通構成は上記で確定していますが、業界別テンプレートはまだ販売を開始していません。 どの業界から作るかは、無料診断でいただいた課題の傾向を見て決めます。
自社の業界向けに作ってほしい場合は、無料診断でその旨をお伝えください。 最初の1社としてご一緒いただける場合は、 モニター価格でご提供します。