業務別ROI辞典 /日報・週報
書くのに時間がかかり、読まれない日報
効果が出るのは「書く時間の短縮」ではなく「集計の自動化」と「詰まりの早期発見」。書く時間だけを見ると効果は小さい。
起きていること
- 書式が自由すぎて、書く人が毎回何を書くか悩んでいる
- 提出されたあと、誰も読み返していない
- 集計するために、管理者が手で別のシートに転記している
- 「詰まっている」という報告が、手遅れになってから届く
試算
削減できる時間と、その金額換算
下の人数と時間は仮置きの初期値です。 実測値ではありません。自社の数字に書き換えると、その場で計算し直します。
入力した内容はブラウザの中だけで計算され、送信されません。
この業務だけの削減見込み
年間・人件費換算（税別）
内訳
この金額にはNotionのライセンス費・構築費・移行工数は含まれていません。 差し引いた投資回収期間は ROIシミュレーター で計算してください。
この試算の前提
| 項目 | 初期値 | 削減率 | その率を置いた理由 |
|---|---|---|---|
| 日報を書く時間 | 12 分 / 人・日 = 1人あたり 月4.0時間 | 35% | 項目を絞りテンプレート化することで3.5割。書く行為そのものは残るので、削減率は他より低く置いている。 |
| 集計・転記の時間 | 300 分 / 人・月 = 1人あたり 月5.0時間 | 85% | 手作業の転記はデータベース化でほぼ消える。ビューの調整や例外対応が残るため、8.5割にとどめている。 |
| 人件費の時給換算 | 2,500円 / 時（稼働 20日 / 月） | ||
初期値は実測値ではなく、計算を始めるための仮置きです。当社の導入実績にもとづく数字ではありません。 削減率は「集約しても残る作業」を差し引いた値として置いており、 いずれも上振れさせない方向で設定しています。
切り分け
何を移して、何を残すか
日報の内容と集計はNotion向き。勤怠・労働時間の記録は法令対応が絡むので専用システムに残す。
- 日報のフォーマットと、提出された記録そのもの
- 「詰まっていること」だけを集めたビュー
- 日報から拾った改善ネタの一覧
- 勤怠・労働時間の記録（法令対応が必要なので専用システム）
- 人事評価に直接使う記録（権限を厳密に分ける必要がある）
自社の業務がどちらに寄るかは 移行可否チェックリスト で6問に答えると判定できます。
進め方
- 日報の項目を3つに絞る（やったこと／詰まっていること／明日やること）
- データベースにして、日付と担当者で自動的に集計されるようにする
- 「詰まっていること」だけを毎朝見るビューを作る
- 1ヶ月運用して、誰も読んでいない項目を消す
- 転記作業がゼロになったかを、集計担当者に確認する
やると失敗すること
- 項目を減らさずにツールだけ変えても、書く時間は減らない。先に項目を削る。
- 「読まれない日報を、読まれないまま移す」のは移行工数の無駄。読む人と読む目的を先に決める。
- 書く時間の削減率は控えめに置いている。ここを過大に見積もると試算全体が崩れる。
金額に乗らない効果
以下は上の試算には含めていません。金額換算しにくいものを混ぜると、ROIの数字が使えなくなるためです。
- 詰まりが早く見つかり、手遅れになる前に手を打てる
- 集計担当者の作業が定型作業からレビューに変わる
- 日々の記録が、あとから振り返れる資産になる
なぜこの優先度なのか
集計担当者の転記作業が丸ごと消えるので、その1人分の効果は大きい。ただし全社の削減総額としては上位3つより小さくなりやすい。
他の業務
FAQ・問い合わせ対応
同じ問い合わせに毎回ゼロから答えている状態。書いた瞬間にナレッジになるので、最も小さいコストで始められる領域。
試算を見る → 優先度 2ナレッジ管理
過去の判断・経緯・ノウハウが人の頭とチャットログに散っている状態。探す側と聞かれる側の両方に時間がかかる。
試算を見る → 優先度 3マニュアル・手順書
手順書が古いまま止まり、実際の手順は各自の我流になっている状態。教育コストと品質のばらつきの両方に効いてくる。
試算を見る → 優先度 5案件管理
ステータスは更新されているのに、なぜそうなっているかがどこにもない状態。まるごと移すとROIが悪化しやすく、分けて使うのが正解になりやすい領域。
試算を見る →